1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento a las disposiciones constitucionales y legales consagradas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulen la protección de datos, SERVICIOS BOLÍVAR FACILITIES S.A.S., Nit. 901159545 (en adelante LA COMPAÑÍA) con dirección y domicilio principal en la Avenida el Dorado No. 68B-31 Bogotá - Colombia, teléfono: 6013905331, página web: www.serviciosfacilities.com, correo electrónico: datospersonales@serviciosbolivar.com y teniendo en cuenta que en el desarrollo de su objeto social recolecta y administra datos personales de sus diferentes grupos de interés, en su calidad de responsable del tratamiento reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información que trata, por lo que ha adoptado y pone a disposición la presente Política.

2. OBJETO

La presente política está dirigida a desarrollar el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas sobre las cuales LA COMPAÑÍA haga Tratamiento de información de carácter personal. El alcance del Tratamiento está delimitado por las finalidades que han sido informadas y autorizadas por el Titular. 

De igual manera, se describen los lineamientos que se ha definido con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares con los cuales se relaciona, las finalidades de tratamiento de la información, el responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben tener en cuenta para que los titulares puedan ejercer su derecho a conocer actualizar, rectificar y suprimir la información, así como los canales a través de los cuales pueden ejercerlos.

3. APLICACIÓN Y ALCANCE

La política se aplica a las bases de datos y archivos físicos y digitales que contengan datos personales y que estén bajo la administración de LA COMPAÑÍA o que puedan ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales con otras entidades del Grupo Bolívar o por relaciones desarrolladas mediante alianzas comerciales, convenios o eventos publicitarios. En el primer caso LA COMPAÑÍA actúa como responsable; en los demás pueden tener calidad de encargado o de responsable, dependiendo de si reciben la información de un tercero o si ellas mismas la obtienen. 

La política se aplica cuando el tratamiento de los datos se dé en territorio colombiano. En aquellos casos en que el tratamiento suponga la participación de un encargado no establecido en Colombia, se buscará que sus estándares y políticas permitan cumplir al responsable con los deberes fundamentales que tiene bajo el marco legal colombiano. Si se trata de un responsable, el tratamiento solamente podrá darse si se han cumplido los presupuestos establecidos en la normatividad colombiana.

La presente Política, está dirigida a nuestros clientes y usuarios, candidatos, empleados, exempleados, proveedores, aliados, accionistas y en general, los grupos de interés sobre los cuales LA COMPAÑÍA realiza tratamiento de información personal.

Todos los funcionarios de nuestra COMPAÑÍA deben cumplir esta política. LA COMPAÑÍA adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que requieran para que las áreas con mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la ley y las disposiciones adoptadas por nosotros para asegurar su cumplimiento.

Asimismo, a nuestros aliados, proveedores y contratistas que en desarrollo de su labor tengan acceso a datos personales de Titulares, que sean administrados por LA COMPAÑÍA, se les exige el cumplimiento de la ley y de esta política.

4. DEFINICIONES

Para el entendimiento y claridad de esta política por parte de los Titulares, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones de la Ley General y de la Ley especial:

¹ Código de Gobierno Corporativo www.grupobolivar.com.co/wps/wcm/connect/3d3a92f9-2f82-4924-8b91-bffba221f6f0/Codigo+de+Gobierno+Corporativo+Diagramado.pdf?MOD=AJPERES&CVID=oJ2YZH8&CVID=ovzGkwV&CVID=nUC5iE0&CVID=nUC5iE0

5. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo de su gestión como Responsable del Tratamiento, LA COMPAÑÍA aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas básicas a seguir en la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento y legítima circulación, de Datos Personales:

a. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.

El tratamiento a que se refiere esta ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley y debe ser informada al Titular.

c. Principio de libertad

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad.

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

e. Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

F. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo puede estar a cargo de personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en esta ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no pueden estar disponibles en internet ni en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley General.

g. Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento por parte del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley General y en los términos de ésta.

i. Necesidad y proporcionalidad

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento, la cual debe ser comunicada al Titular. Deben ser adecuados, pertinentes y acordes con esa finalidad.

j. Temporalidad o caducidad

El periodo de conservación de los datos personales será el necesario que permita alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

6. TRATAMIENTO

En SERVICIOS BOLÍVAR FACILITIES S.A.S tratamos sus Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, velando por su correcto uso con el fin de facilitar la prestación de los servicios y/o productos ofrecidos, así como de las relaciones contractuales establecidas y poder ofrecerle a nuestros Grupos de interés la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios. 

6.1. Tratamiento de datos sensibles

En desarrollo de las actividades normales de LA COMPAÑÍA, es posible que se requiera realizar el tratamiento de información personal de carácter sensible, en cuyo caso LA COMPAÑÍA le informará a los titulares cuando corresponda, que el suministro de información relacionada con datos de naturaleza sensible es facultativo.

6.2. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

En caso de que LA COMPAÑÍA deba realizar el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, lo hará atendiendo al interés superior de los mismos y procurando el respeto a sus derechos prevalentes. Cuanto se trate de información de menores de edad, LA COMPAÑÍA velará porque ésta sea la pertinente y adecuada para el desarrollo de las finalidades descritas en esta política y autorizadas por su representante legal, sin perjuicio de que el menor ejerza su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

A continuación, se señalan las principales finalidades con las que LA COMPAÑÍA realiza el tratamiento de la información personal:

7.1.   Finalidades previstas para los datos obtenidos de los Clientes y/o Usuarios del servicio.
La información de los titulares que se recolecta corresponde a información corporativa y en algunos casos personal necesaria para el desarrollo de la relación contractual, comercial o de servicios establecida. Esta información será tratada para las siguientes finalidades:

a. Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados y/o servicios contratados, entre ellas el envío de información relevante para su vinculación, ejecución y terminación.

b. Realizar seguimiento a la prestación de productos y/o servicios contratados.

C. Conocer la experiencia del servicio a través de encuestas y/o estudios de investigación, con fines estadísticos y de conocimiento del usuario del servicio para así complementar la oferta de valor o desarrollar productos y/o servicios que atiendan a sus necesidades

d. Transferir o transmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros con los cuales La Compañía haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregarlos para el cumplimiento del objeto social y/o contractual.

e. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LA COMPAÑÍA.

F. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, que sean comunicadas a los Titulares al momento de la recolección de los Datos Personales y autorizadas por éstos.

7.2.  Finalidades previstas para los datos obtenidos de los candidatos, empleados y ex empleados.

- En relación con los candidatos:

La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que LA COMPAÑÍA los evalúen y se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así como para adelantar todo el proceso de selección, lo que incluye práctica de pruebas y demás requisitos establecidos para poder ser vinculado. 

a. La información recolectada durante el proceso servirá para validar si la persona cumple con los requisitos establecidos por LA COMPAÑÍA para ser vinculado.

b. Los datos de contacto se utilizarán para comunicarle los avances del proceso.

c. En aquellos casos en que el candidato no resulte elegido se le informará oportunamente y la información permanecerá en las bases de datos de candidatos y podrán ser considerados en futuros procesos.

d. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades que integran el Grupo Bolívar buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado a nivel de la organización.

- En relación con los empleados:

Desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos durante su vinculación y de manera posterior a ello, si se requiere. 

a. Hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por LA COMPAÑÍA, siendo posible que se deba solicitar información sensible o datos de menores de edad y de su grupo familiar, con el fin de hacerlos partícipes de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado, invitarlos a actividades institucionales y cumplir con la normatividad en materia laboral. El suministro de la información sensible es de carácter facultativo; y la de los menores de edad solamente podrá ser suministrada por sus representantes legales atendiendo al interés superior del menor.

b. Invitarlos a capacitaciones o eventos de la organización.

c. Validar la información que ha suministrado para su vinculación.

d. Control, seguimiento y cumplimiento de las obligaciones de LA COMPAÑÍA como empleador y de las obligaciones a cargo de los empleados

e. Establecer acciones para implementar garantías de seguridad, protección, bienestar, centro de trabajo, condiciones de salud, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de empleados, control de exámenes médicos, estado de salud y condiciones del trabajador.

f. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y de las bases de datos creadas con fines de gestión del recurso humano. 

g. Llevar un historial de los empleados para la expedición de certificaciones.

h. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.

i. Conocer información personal con el ánimo de contactar a familiares en caso de emergencias que se presenten en el ejercicio de las labores desarrolladas por el empleado.

j. Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, así como el control de ingreso a las instalaciones para manejo de seguridad de los bienes de LA COMPAÑÍA y del personal, para lo cual se requieren los datos biométricos como imagen de los empleados (videovigilancia) y huella dactilar.

k. Adelantar las labores de monitoreo y auditoría de los equipos y dispositivos suministrados para el cumplimiento de sus funciones, así como del uso que hagan de las redes, plataformas y demás infraestructura física y tecnológica suministrada o puesta a su disposición por LA COMPAÑÍA.

l. Realizar los registros contables, tributarios y demás requeridos por la ley.

m. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los mismos.

- En relación con los Exempleados:

a. Los datos de los exempleados se conservan con el fin de procurar el suministro de información a sus titulares, autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

7.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los proveedores personas naturales.
La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o quisieran tenerla.

a. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores. En caso de ser vinculado, los datos se utilizan para el desarrollo de la relación comercial, entre ellas el envío de información relevante para celebrar el contrato, su ejecución y terminación lo cual incluye la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y por ende la localización, ubicación y contacto.  Así como, el de efectuar auditorías de servicio.

b. Informar acerca de las actividades, campañas o capacitaciones que puedan resultar de su interés y comunicar los protocolos de servicio de LA COMPAÑÍA.

c. Constatar y recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.

d. Llevar registros contables. Así como, provisionar y efectuar el pago de los servicios prestados.

e. Compartir la información de contacto con las empresas que integran el Grupo Empresarial Bolívar cuyo listado está disponible en la plataforma digital www.grupobolivar.com, opción "Nuestras Compañías" para validar las referencias, calidad, desempeño y para hacerlo partícipe de procesos de selección de proveedores por parte de éstas.

f. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales y autorizadas por éstos.

7.4. Soporte Documental: 
La base de datos de soporte documental respalda el desarrollo de los procesos de LA COMPAÑÍA y la relación con clientes, proveedores y funcionarios.

7.5. Video - Vigilancia:
La información personal recolectada a través de las cámaras de videovigilancia de las personas que ingresan a las instalaciones de LA COMPAÑÍA tiene como propósito el control de acceso y la seguridad en las instalaciones y del personal que allí labora.

8. PERIODO DE VIGENCIA Y DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por LA COMPAÑÍA durante el término en el que el Titular de la información tenga vigente el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley, adicionalmente los datos se conservarán de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad.

9. DERECHOS DEL TITULAR

LA COMPAÑÍA garantiza y respeta los derechos que le asisten a los titulares conforme a la ley 1581 del 2012 los cuales se refieren a:

▸ Contar con canales establecidos para conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se puede ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

▸  Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.

▸ Ser informado por LA COMPAÑÍA, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ellas, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

▸ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios, una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, “El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”.

▸ Revocar la autorización en los casos que no se enmarcan en la Ley Especial de Hábeas Data y en los que no se refieren a datos esenciales o propios del contrato.

▸ Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

▸ Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por LA COMPAÑÍA, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

LA COMPAÑÍA ha designado un Oficial de Protección de Datos, quien es el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones, con comunicación directa con las áreas de Servicio, Seguridad, Operaciones y Jurídico, con el fin de garantizar que todos los aspectos queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley, se cumplan.

11. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

11.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes pueden consultar de manera gratuita la información que de ellos reposa en las bases de datos de nuestra Compañía. Para solicitudes de consulta deben acreditar su identidad, así:

▸ Si la presentan mediante documento escrito, deben adjuntar copia del documento de identificación.

▸ Si la presentan a través del canal telefónico de atención al cliente, deben responder un cuestionario de validación de identidad.

▸ Si la presentan a través de la página web, deben diligenciar la información requerida.

Los causahabientes deben acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura que da apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad. 

Los apoderados deben presentar copia autenticada del poder y de su documento de identidad.

Una vez LA COMPAÑÍA recibe la solicitud de consulta de la información, revisan el registro individual correspondiente al nombre del Titular y al documento de identidad aportado; si encuentran alguna diferencia entre estos documentos lo informarán dentro de los siguientes 5 días hábiles a partir del recibo de la comunicación, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si LA COMPAÑÍA encuentra conformidad en los documentos, dará su respuesta en un término máximo de 10 días hábiles.

Si LA COMPAÑÍA requiere un mayor tiempo para responder la consulta, lo informará al Titular o sus causahabientes y le darán su respuesta en un término que no excederá los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del término.

11.2. Peticiones, Quejas o Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por LA COMPAÑÍA debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierten un incumplimiento por parte de éstas o de alguno de sus encargados, pueden presentar un reclamo ante LA COMPAÑÍA o el encargado, en los siguientes términos:

▸ El reclamo se formula ante LA COMPAÑÍA o el encargado del tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que originan el reclamo, los documentos que pretenda hacer valer y la dirección donde desea recibir notificaciones (física o electrónica).

▸  Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción para que subsane la falla.

▸  Si transcurren 2 meses a partir de la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

▸  Si LA COMPAÑÍA o el encargado a quien se dirija la solicitud no puede o no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles, e informará al interesado.  

▸  Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “Reclamo en trámite” y el motivo de éste, en un término máximo de 2 días hábiles.

▸  El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles. Si no es posible hacerlo en este término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá exceder de 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de supresión de la información, la revocatoria de la Autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los Datos Personales procederán y tendrán lugar siempre y cuando no haya un deber legal o contractual que lo impida en los términos que las leyes aplicables dispongan.

11.3. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar el anterior trámite de consulta o reclamo antes de dirigirse a la Superintendencia para formular una queja, conforme con lo señalado por el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

12. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

LA COMPAÑÍA ha dispuesto el siguiente canal de atención para garantizar el ejercicio de los derechos del Titular a conocer, actualizar, corregir y suprimir su información; esto último cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida:

Todos los Titulares podrán ejercer sus derechos a través del siguiente canal:
  Correo Electrónico: datospersonales@serviciosbolivar.com

13. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA 

Esta versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia a partir de su publicación y su última actualización fue realizada y aprobada en el mes de julio de 2024.

Política de tratamiento de datos personales

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